Sommaire
1. Introduction : Pourquoi bien facturer est essentiel
Les entretiens pharmaceutiques représentent aujourd'hui une part croissante des revenus officinaux. Pourtant, selon nos observations terrain, près de 40% des entretiens réalisés ne sont jamais facturés. Les raisons ? Méconnaissance des codes, manque de temps, procédure perçue comme complexe...
Cette réalité se traduit par des milliers d'euros perdus chaque année. Une officine de taille moyenne peut ainsi laisser échapper entre 5 000 et 15 000 euros annuels simplement parce que les entretiens ne sont pas correctement facturés.
La bonne nouvelle : la facturation d'un entretien pharmaceutique est en réalité simple et rapide. Une fois la procédure maîtrisée, elle ne prend que quelques secondes dans votre logiciel de gestion officinale (LGO).
2. Prérequis avant de facturer
Avant de pouvoir facturer un entretien pharmaceutique, plusieurs conditions doivent être réunies. Voici ce que vous devez vérifier.
2.1. Vérifier l'éligibilité du patient
Chaque type d'entretien a ses propres critères d'éligibilité définis par l'Assurance Maladie :
- Entretien Asthme : Patient sous traitement anti-asthmatique (corticoïdes inhalés, bronchodilatateurs)
- Entretien AOD : Patient sous anticoagulant oral direct (rivaroxaban, apixaban, dabigatran, edoxaban)
- Entretien AVK : Patient sous antivitamine K (warfarine, fluindione, acénocoumarol)
- BPM (Bilan Partagé de Médication) : Patient de 65 ans et plus, en ALD, avec au moins 5 traitements chroniques
- Entretien Femme Enceinte : Patiente enceinte (à partir du 4ème mois de grossesse)
- Entretien Opioïdes : Patient sous traitement opioïde chronique
- Bilan de Prévention : Patient dans les tranches d'âge définies (18-25 ans, 45-50 ans, 60-65 ans, 70-75 ans)
2.2. S'assurer de la traçabilité
L'Assurance Maladie peut demander des justificatifs. Pour chaque entretien facturé, vous devez pouvoir présenter :
- Une trace dans le dossier patient (fiche d'entretien complétée)
- La preuve de l'éligibilité du patient (historique de dispensation)
- La date et la durée approximative de l'entretien
- Les points abordés lors de l'échange
2.3. Connaître votre LGO
Chaque logiciel de gestion officinale (Winpharma, LGPI, Pharmagest, Leo, etc.) a sa propre interface de facturation des entretiens. La procédure varie légèrement d'un logiciel à l'autre, mais les principes restent identiques :
- Accéder au module "Actes pharmaceutiques" ou "Honoraires"
- Sélectionner le type d'entretien
- Associer le patient concerné
- Valider et envoyer la facturation
Si vous ne maîtrisez pas la procédure dans votre LGO, contactez votre éditeur ou consultez la documentation. La plupart proposent des tutoriels spécifiques pour la facturation des entretiens.
3. Tous les codes de facturation 2025
Voici le tableau complet des codes de facturation pour chaque type d'entretien pharmaceutique, mis à jour pour 2025.
3.1. Code d'adhésion patient (obligatoire)
3.2. Entretiens Asthme / BPCO
| Code | Description | Montant | Conditions |
|---|---|---|---|
| ASI | Entretien initial asthme (1ère année) | 50,00 € | Premier entretien de l'année civile |
| ASS | Entretien de suivi asthme | 30,00 € | Entretiens suivants (max 2/an) |
3.3. Entretiens AOD (Anticoagulants Oraux Directs)
| Code | Description | Montant | Conditions |
|---|---|---|---|
| AOI | Entretien initial AOD (1ère année) | 50,00 € | Premier entretien de l'année civile |
| AOS | Entretien de suivi AOD | 30,00 € | Entretiens suivants (max 2/an) |
3.4. Entretiens AVK (Antivitamines K)
| Code | Description | Montant | Conditions |
|---|---|---|---|
| AVI | Entretien initial AVK (1ère année) | 50,00 € | Premier entretien de l'année civile |
| AVS | Entretien de suivi AVK | 30,00 € | Entretiens suivants (max 2/an) |
3.5. BPM (Bilan Partagé de Médication)
Le BPM a une structure spécifique avec plusieurs entretiens distincts :
| Code | Description | Montant | Conditions |
|---|---|---|---|
| BMI | Entretien de recueil (1ère année) | 60,00 € | Premier entretien : recueil d'informations |
| BMA | Analyse des traitements | 20,00 € | Analyse pharmaceutique + synthèse |
| BMT | Entretien conseil (restitution) | 20,00 € | Restitution au patient des conseils |
| BMS | Entretien de suivi | 20,00 € | Entretiens de suivi (1 ou 2 par an) |
| BMR | BPM années suivantes (renouvellement) | 30,00 € | Année 2 et suivantes : 1 entretien/an |
BMI (60€) + BMA (20€) + BMT (20€) + BMS x2 (40€) = 140€ maximum la première année.
Années suivantes : BMR (30€) par an.
3.6. Entretien Femme Enceinte
| Code | Description | Montant | Conditions |
|---|---|---|---|
| FEI | Entretien femme enceinte | 25,00 € | À partir du 4ème mois de grossesse |
| FES | Entretien suivi femme enceinte | 25,00 € | Entretiens supplémentaires si nécessaire |
3.7. Entretien Opioïdes
| Code | Description | Montant | Conditions |
|---|---|---|---|
| OPI | Entretien initial opioïdes | 60,00 € | Premier entretien patient sous opioïdes |
| OPS | Entretien de suivi opioïdes | 30,00 € | Entretiens de suivi (max 2/an) |
3.8. Entretien Anticancéreux Oraux
| Code | Description | Montant | Conditions |
|---|---|---|---|
| ACI | Entretien initial anticancéreux | 60,00 € | Patient sous anticancéreux oral |
| ACS | Entretien de suivi anticancéreux | 30,00 € | Entretiens de suivi |
3.9. Bilan de Prévention
| Code | Description | Montant | Conditions |
|---|---|---|---|
| BPI | Bilan de prévention | 30,00 € | Tranches d'âge éligibles |
4. Procédure de facturation pas à pas
Voici la procédure générale applicable à tous les LGO. Les menus peuvent varier légèrement selon votre logiciel, mais les étapes restent identiques.
Ouvrir le dossier patient
Accédez au dossier du patient dans votre LGO. Vérifiez ses informations (carte vitale à jour, droits ouverts).
- Rechercher le patient par nom ou carte vitale
- Vérifier les droits AMO (régime, exonérations éventuelles)
- Contrôler l'historique de dispensation pour confirmer l'éligibilité
Accéder au module de facturation des actes
Dans votre LGO, recherchez le module dédié aux actes pharmaceutiques ou honoraires. Selon votre logiciel :
- Winpharma : Menu "Honoraires" → "Entretiens pharmaceutiques"
- LGPI : Module "Actes" → "Accompagnement patient"
- Pharmagest : "Gestion" → "Actes pharmaceutiques"
- Leo : "Honoraires" → "Entretiens"
Vérifier si c'est un premier entretien
C'est l'étape cruciale qui détermine le code à utiliser. Posez-vous la question :
- Premier entretien de ce patient pour cette pathologie ? → Ajouter le code TAC + code initial (ASI, AOI, BMI, etc.)
- Entretien de suivi (même année civile) ? → Utiliser le code suivi (ASS, AOS, BMS, etc.)
- Premier entretien de l'année civile (patient déjà suivi l'an dernier) ? → Utiliser le code initial de l'année
Sélectionner et valider le code acte
Choisissez le code approprié dans la liste proposée par votre LGO. Vérifiez le montant affiché avant de valider.
- Sélectionner le code acte correspondant
- Vérifier le montant (doit correspondre aux tarifs conventionnels)
- Associer la date de l'entretien (généralement la date du jour)
- Valider la saisie
Transmettre la facture
Selon votre LGO, la transmission peut être automatique ou nécessiter une action manuelle.
- Vérifier que la facture est dans la file d'attente de télétransmission
- Si transmission manuelle : lancer le lot de télétransmission
- Conserver une trace de la facture dans le dossier patient
Documenter l'entretien dans le dossier patient
Étape souvent négligée mais essentielle pour les contrôles. Complétez la fiche d'entretien :
- Points abordés avec le patient
- Problèmes identifiés et solutions proposées
- Observance, effets indésirables éventuels
- Date du prochain entretien prévu
5. Erreurs fréquentes et comment les éviter
Voici les erreurs les plus courantes que nous observons sur le terrain, et comment les éviter.
Erreur n°1 : Oublier le code TAC
Le code TAC (0,01€) semble insignifiant, mais son absence peut entraîner le rejet des entretiens suivants. Solution : Intégrez le TAC systématiquement au premier entretien de chaque nouveau patient.
Erreur n°2 : Confondre code Initial et Suivi
Facturer un suivi alors que c'est le premier entretien de l'année = 20€ perdus à chaque fois. Solution : Vérifiez dans le dossier patient la date du dernier entretien facturé.
Erreur n°3 : Ne pas respecter les délais entre entretiens
Un délai minimum (généralement 1 mois) doit séparer deux entretiens du même type. Solution : Notez la date du prochain entretien possible dans le dossier patient.
Erreur n°4 : Facturer sans documenter
En cas de contrôle, pas de documentation = demande de remboursement. Solution : Complétez toujours la fiche d'entretien AVANT ou JUSTE APRÈS la facturation.
Erreur n°5 : Oublier de facturer tout simplement
L'erreur la plus coûteuse. L'entretien est fait, mais jamais facturé. Solution : Règle d'or : entretien terminé = facturation immédiate. Ne remettez jamais à plus tard.
Checklist de facturation quotidienne
Pour ne plus jamais oublier de facturer :
- Avant chaque entretien : vérifier éligibilité + historique patient
- Pendant : compléter la fiche d'entretien
- Après : facturer immédiatement (max 5 minutes après)
- Fin de journée : vérifier les entretiens du jour vs factures émises
- Fin de semaine : revue des patients éligibles non encore contactés
Tableau de suivi mensuel des entretiens
Modèle de tableau pour suivre vos entretiens et revenus...
6. FAQ : Vos questions fréquentes
Puis-je facturer un entretien sans dispensation le même jour ?
Oui, absolument. L'entretien pharmaceutique est un acte indépendant. Vous pouvez convoquer un patient spécifiquement pour un entretien, sans qu'il ait besoin de retirer de médicaments ce jour-là.
Combien de temps dois-je conserver les traces des entretiens ?
Conservez les fiches d'entretien au minimum 3 ans (durée légale de conservation des documents comptables). En pratique, conservez-les dans le dossier patient tant que le patient est suivi.
Un adjoint peut-il réaliser et facturer un entretien ?
Oui. Les entretiens pharmaceutiques peuvent être réalisés par le titulaire ou les adjoints. Seul le numéro RPPS de la pharmacie apparaît sur la facturation.
Que faire en cas de rejet de facturation ?
Analysez le motif du rejet (indiqué dans le retour de l'Assurance Maladie). Les motifs courants sont : TAC manquant, délai entre entretiens non respecté, patient non éligible. Corrigez et refacturez si possible.
Puis-je facturer un entretien réalisé il y a plusieurs semaines ?
Oui, dans une limite de 3 mois après la réalisation. Au-delà, contactez votre CPAM. Mais le mieux reste de facturer immédiatement.
Comment savoir quels patients sont éligibles dans mon fichier ?
Utilisez les fonctions de filtrage de votre LGO. La plupart permettent d'extraire les patients par classe thérapeutique (anticoagulants, anti-asthmatiques, etc.) ou par critères (âge, ALD, nombre de traitements).
Besoin d'aide pour optimiser vos entretiens ?
Nos formations vous accompagnent de la conduite de l'entretien à la facturation. Apprenez à identifier les patients, structurer vos échanges et facturer sans erreur.
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