La facturation pharmaceutique s'est considerablement complexifiee ces dernieres annees. Entre les entretiens, les nouveaux actes, les codes specifiques... il est facile de passer a cote de revenus auxquels vous avez droit.
Dans cet article, nous detaillons les 7 erreurs les plus couteuses et surtout comment les eviter.
Cout total estime de ces 7 erreurs
Pour une officine de taille moyenne
Entretiens realises mais non factures
C'est l'erreur n°1 en valeur. Beaucoup de pharmaciens prennent le temps d'echanger avec leurs patients sous anticoagulants, asthmatiques ou polymediques... sans jamais facturer ces echanges.
Si vous faites 5 entretiens "informels" par semaine sans les facturer : 5 x 40 euros (moyenne) x 48 semaines = 9 600 euros/an perdus
Formaliser chaque echange : des que vous passez plus de 10 minutes avec un patient eligible, structurez-le en entretien et facturez-le. Le patient n'y voit aucune difference, vous si.
Oubli du code TAC (adhesion patient)
Le code TAC (0,01 euro) doit etre facture au premier entretien de chaque patient pour formaliser son adhesion au programme d'accompagnement. Sans ce code, les entretiens suivants peuvent etre refuses.
Pas d'impact direct, mais sans TAC, vous risquez des rejets de facturation sur les entretiens suivants. Certaines CPAM ont refuse des centaines d'euros d'entretiens pour ce motif.
Integrer systematiquement le TAC dans votre protocole de premier entretien. Verifiez dans votre logiciel que ce code est bien associe a chaque nouveau patient accompagne.
BPM incomplet : oubli du 3e ou 4e entretien
Le Bilan Partage de Medication comprend 4 entretiens la premiere annee. Beaucoup de pharmacies font les 2 premiers et oublient de convoquer le patient pour les suivants, perdant ainsi une partie significative de la remuneration.
Un BPM complet = 65 euros. Un BPM a 2 entretiens = 30 euros. Pour 30 patients BPM par an : 30 x 35 euros = 1 050 euros perdus
Programmer les 4 RDV des le depart. Utilisez les rappels de votre logiciel ou un agenda dedie. Le patient doit avoir ses 4 dates avant de quitter le premier entretien.
Mauvais code selon l'annee (1ere annee vs suivi)
Les codes ASI/ASS, BMI/BMS different selon qu'il s'agit de la premiere annee d'accompagnement ou du suivi. Utiliser le mauvais code = facturation refusee ou sous-facturee.
Facturer un premier entretien en "suivi" = 30 euros au lieu de 50 euros = 20 euros perdus par patient. Sur 40 premiers entretiens/an = 800 euros perdus
Verifier systematiquement dans le dossier patient : "Est-ce son premier entretien de l'annee civile ?" Certains logiciels le font automatiquement, d'autres non.
Patients eligibles non identifies
Vous avez des dizaines de patients eligibles aux entretiens dans votre fichier... mais vous ne les avez jamais identifies. Ils viennent, repartent, sans que personne ne leur propose un accompagnement.
Une officine moyenne a 150+ patients eligibles. Si 100 ne sont pas sollicites : 100 x 50 euros = 5 000 euros/an de potentiel inexploite
Extraire votre fichier patient par classe therapeutique. LGPI, Winpharma, Pharmagest... tous permettent de filtrer par medicament. Faites cette extraction une fois par trimestre.
Honoraires de dispensation oublies
Certains honoraires specifiques sont souvent oublies : preparation magistrale (HPA), medicaments d'exception, stupefiants avec ordonnances securisees...
Variable selon l'activite, mais souvent 500 a 1 500 euros/an sur les preparations et medicaments particuliers non correctement factures.
Verifier que votre logiciel est correctement parametre pour ces actes specifiques. En cas de doute, contacter votre editeur de logiciel ou votre syndicat professionnel.
Delai entre entretiens non respecte
Les entretiens doivent respecter un intervalle minimum (generalement 4 semaines). Facturer deux entretiens trop rapproches = rejet de facturation.
Chaque entretien rejete = revenus perdus + temps administratif pour comprendre le rejet. En moyenne 300-500 euros/an de rejets evitables.
Utiliser un outil de suivi des dates d'entretiens. Votre logiciel metier peut souvent alerter si le delai minimum n'est pas atteint.
Tableau Recapitulatif des Pertes
| Erreur | Frequence | Perte estimee/an |
|---|---|---|
| Entretiens non factures | Tres frequente | 3 000 - 10 000 euros |
| Oubli code TAC | Frequente | Rejets potentiels |
| BPM incomplets | Courante | 800 - 1 500 euros |
| Mauvais codes annee | Courante | 500 - 1 000 euros |
| Patients non identifies | Tres frequente | 3 000 - 8 000 euros |
| Honoraires oublies | Variable | 500 - 1 500 euros |
| Delais non respectes | Occasionnelle | 300 - 500 euros |
| TOTAL | 8 000 - 15 000 euros |
Checklist de Verification Mensuelle
Pour eviter ces erreurs, nous recommandons une verification mensuelle :
A verifier chaque mois
Le Vrai Probleme : L'Organisation
Ces erreurs ne viennent pas d'un manque de competence. Elles viennent d'un manque d'organisation autour des nouvelles missions.
Les pharmacies qui ne perdent plus d'argent ont mis en place :
- Un referent entretiens dans l'equipe (titulaire ou adjoint)
- Un systeme de reperage automatique des patients eligibles
- Un agenda dedie aux entretiens
- Une procedure de facturation systematique
- Un suivi mensuel des indicateurs
Comment Savoir Ou Vous En Etes ?
Pour evaluer votre situation, posez-vous ces questions :
- Combien de patients accompagnes avez-vous factures ce mois-ci ?
- Combien de patients eligibles avez-vous dans votre fichier ?
- Quel est le ratio entre les deux ?
Si votre ratio est inferieur a 30%, vous laissez probablement plusieurs milliers d'euros sur la table chaque annee.
Ce Que Font les Pharmacies Performantes
Les pharmacies qui maximisent leurs revenus d'entretiens ont des caracteristiques communes :
1. Elles ont systematise le reperage
Chaque mois, extraction automatique des patients eligibles. Aucun patient ne passe entre les mailles du filet.
2. Elles ont forme toute l'equipe
Pas seulement le titulaire. Les adjoints et meme les preparateurs savent identifier et orienter les patients eligibles.
3. Elles ont dedramatise l'entretien
L'entretien n'est pas un examen. C'est une conversation structuree. Une fois maitrisee, elle devient naturelle.
4. Elles facturent immediatement
Entretien termine = facturation dans la minute. Pas de remise a plus tard, pas d'oubli.
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Reservez Votre Appel GratuitFAQ : Vos Questions sur la Facturation
Puis-je me faire controler sur mes entretiens ?
Oui. Les CPAM peuvent demander les traces de vos entretiens (fiche de suivi, notes dans le dossier patient). D'ou l'importance de documenter chaque entretien correctement.
Que faire si j'ai des rejets de facturation ?
Analysez le motif du rejet (generalement indique). Corrigez l'erreur et refacturez si possible. En cas de doute, contactez votre CPAM ou votre syndicat.
Mon logiciel me previent-il des erreurs ?
Ca depend du logiciel et de son parametrage. Certains sont tres bien configures, d'autres necessitent des ajustements. Verifiez avec votre editeur.
Comment former mon equipe a la facturation ?
Une formation de quelques heures suffit pour les bases. L'essentiel est de creer des reflexes : qui est eligible ? Quel code ? Quand facturer ?